對于檔案管理的職員來說，最可怕的就是找文檔了吧，如果碰到“把10年前的xx文檔找出來”，這仿佛就是大海撈針，很多職員都會為此犯難，好的情況，找出來了，萬事大吉。而第二種情況就是：費盡心力找出來了，卻字跡模糊不清了。更差的情況就是根本沒找著。對于一些公司的檔案分類較細致的情況，最大的擔憂就是字跡不清晰吧，這就恰恰說明了紙質(zhì)檔案管理的缺陷。

對著“難找”、“字跡不清晰”的擔憂，政務OA給出了一個簡單的解決辦法，“政務OA系統(tǒng)可以承擔起檔案管理的重任！”

在政務OA系統(tǒng)里，有個檔案管理模塊，包含：新建檔案、檔案管理、檔案借閱、借閱審批、檔案類別幾項。

新建檔案時可以根據(jù)檔案屬性細致分類，并自動生成檔案編號，填寫檔案名稱以及存放位置，選擇保存期限，掃描上傳檔案的內(nèi)容，避免了以后字跡不清晰的情況發(fā)生。

檔案管理分為檔案管理、檔案借閱與借閱審批，在這里，我們可以全方面地查看檔案的在庫情況，做個宏觀的知悉管理。當領導或員工要翻閱以前檔案時，我們在這里可以按名稱、編號、所屬類目、保存期限、發(fā)布日期多方面的查找調(diào)出，省去了在檔案室里翻來找去的情況發(fā)生。

檔案借閱最應該被重視，檔案是公司寶貴的財產(chǎn)，也是重要的機密文件，那么借閱的錄入就需要謹慎小心，不容許出半點差錯，借閱情況、審批情況、歸還情況都要做到心中有數(shù)。

借閱審批，在這里，我們可以處理等待審批的文件，查看已審批、已借出的情況。

檔案類別可以根據(jù)檔案的屬性進行類別設置，做到細致劃分，查找容易的作用。

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